Erst die moderne Kommunikationstechnologie hat einen von Jahr zu Jahr wachsenden Trend möglich gemacht – virtuelle Teams. In vielen Branchen schon heute nicht mehr wegzudenken wird dieser Trend nach und nach alle Branchen erfassen.

Was ist das Besondere, was gilt es zu beachten und wie können Sie in und mit einem virtuellen Team erfolgreich sein?  Inspiriert durch einen Artikel von Beat Bühlmann, Director EMEA bei Evernote, finden Sie hier Antworten.

Besonderheiten virtueller Teams

Als ich den Artikel von Beat Buhlmann las, hatte ich zwei Gedanken: Ich sollte darüber selbst einen Artikel schreiben und zweitens erinnerte ich mich an meine Zeit, in der ich selbst virtuelle Teams leitete. Einige große SAP Entwicklungsprojekte, die ich geleitet habe, waren nur mit virtuellen Teams möglich. Ein Teil meiner Projektmitarbeiter saßen verteilt in Deutschland, ein Teil der Entwickler in Indien und die Kollegen, die in SAP Materialien definierten und anlegten in Brasilien. Und zu guter Letzt saßen die Kollegen, die für den Betrieb verantwortlich waren in Ungarn. 

Resultierend aus diesen Erfahrungen ergeben sich vier wesentliche Punkte, die eine Herausforderung für jeden Leiter eines virtuellen Teams darstellen. Nur wenn Sie sich dieser Punkte bewusst sind und entsprechend agieren, werden Sie erfolgreich sein.

Zeitzonen

Sicherlich kein schwieriges Thema, aber zumindest bei der Planung von Projektmeetings kann es eine kleine Herausforderung darstellen. Im obigen Beispiel standen wir vor der Situation, dass die Mitarbeiter in Brasilien (GMT-2 bis GMT-5) gerade anfingen zu arbeiten, als die Kollegen in Indien (GMT+5:30) bereits kurz vor dem Feierabend waren. Nicht dramatisch, aber auch ein Punkt, den es bei der Terminplanung zu berücksichtigen gilt.

Kulturen und Religionen

Setzt sich Ihr Team aus Mitarbeitern unterschiedlicher Kulturen und Religionen zusammen, ist dies sicherlich eine der größten Herausforderungen, vor der Sie als Leiter des Teams stehen. Hier müssen Sie besonderes Fingerspitzengefühl haben. Am Besten, Sie informieren sich vor Beginn des Projektes über die Gepflogenheiten aller Kulturen und Religionen, aus denen Ihre Mitarbeiter stammen. Idealerweise haben Sie bereits direkten, persönlichen Kontakt zu Menschen aus den jeweiligen Regionen und Kulturen.

Sprachen

Unterschiedliche Sprachen können durchaus dazu führen, das es zu Missverständnissen kommt. Selbst wenn alle Projektmitarbeiter englisch sprechen (im Normalfall die Projektsprache für verteilte Teams) kann das passieren, da englisch mit großer Wahrscheinlichkeit nicht die Muttersprache der meisten Mitarbeiter sein wird. Bitten Sie deshalb alle ihre Teammitarbeiter möglichst langsam und akzentuiert zu sprechen. Hört sich jetzt vielleicht merkwürdig an, aber ich versichere Ihnen, Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Unternehmen

In dem eingangs erwähnten Beispiel kamen alle Projektmitarbeiter aus einem Unternehmen. Wenn das bei Ihnen auch so ist, gut, dann ist die Unternehmenskultur dieselbe und Sie brauchen sich keine Gedanken über unterschiedlichen Umgang mit Mitarbeiter zu machen. 

Falls Ihre Mitarbeiter jedoch aus unterschiedlichen Unternehmen kommen, informieren Sie sich über die Richtlinien der jeweiligen Unternehmen bezüglich Führung, Meetingkulturen, Arbeitszeiten, um nur einige Beispiele zu nennen.

Grundsätzlich gilt zu allen diesen vier Punkten (und es sind nur die wesentlichen), je besser Sie informiert sind, umso leichter fällt es Ihnen, mit Ihren Mitarbeitern ein gutes und erfolgreiche Team zu bilden.

Wie können Sie mit und im virtuellen Team erfolgreich sein

Außer dem eben angesprochen Punkt, gut informiert zu sein finde ich vier Punkte wichtig. Diese vier Punkte gelten natürlich für jedes Team, für virtuelle Teams sind sie aber noch von wesentlich höherer Bedeutung.

Vertrauen

Vertrauen Sie ihren Mitarbeitern und zeigen Ihnen das. Setzen Sie Ihr Vertrauen in jedes einzelne Teammitglied. Vertrauen untereinander ist eines der wichtigsten Elemente eines guten und erfolgreichen Teams. Und Sie als Leiter des Teams tragen maßgeblich dazu bei, ob im Team eine vertrauensvolle Zusammenarbeit existiert oder nicht.

Persönliches Kennenlernen

Sie sollten jedes Mitglied Ihres Teams mindestens einmal persönlich gesprochen haben. Nicht per Skype, Telefon oder ähnlichem, sondern wirklich von Angesicht zu Angesicht. Ebenso sollten sich alle Ihre Mitarbeiter mindestens einmal persönlich begegnet sein.

Sie können jetzt ins Flugzeug steigen und die Standorte, an denen Ihre Mitarbeiter sitzen, besuchen. Damit hätten Sie aber nur den einen Teil abgedeckt, dass Sie alle Mitarbeiter einmal persönlich gesehen haben. Besser ist es, wenn auch sicherlich aufwendiger und mit höheren Kosten verbunden, Sie holen alle Projektmitarbeiter zu Beginn des Projektes an einem Ort zusammen. Machen Sie mit allen Mitarbeiter über zwei oder drei Tage ein Kickoff. Denken Sie aber außer an alle fachlichen Themen auch daran genügend Raum für die Kommunikation untereinander zu lassen. Und sorgen Sie dafür dass auch der Spaß miteinander nicht zu kurz kommt.

Ein solches Treffen kann, gut geplant und durchgeführt, eine solide Vertrauensbasis schaffen. Und wenn Ihr Budget es hergibt, wiederholen Sie das Treffen an großen Meilensteinen (maximal zweimal im Jahr).

Kommunikation und Prozesse

Diesen Punkt können Sie perfekt zu einem Thema Ihres Kickoffs machen und gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter Regeln für die Zusammenarbeit festlegen. 

Besprechen Sie, zu welchen Themen sie wie miteinander kommunizieren. Telefon, Mail, Skype-Besprechung – legen sie fest zu welchem Thema sie welche Kommunikationsmittel in welcher Reihenfolge nutzen. Das Telefon oder Skype sind immer die erste Wahl, wenn es gilt, ein Problem aus dem Weg zu räumen.

Und legen sie gemeinsam Prozesse fest im Hinblick auf Tätigkeiten, die die Voraussetzung dafür bilden, dass andere Teammitglieder weiterarbeiten können. Besprechen sie, wie sie mit Dokumenten umgehen, die für einen Teil oder alle Mitarbeiter von Belang sind. Hier hat es sich gezeigt, dass eine zentrale Dokumentenablage, auf die alle Zugriff haben, durch nichts zu ersetzen ist.

Diese Punkte erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Fazit

Führen und Arbeiten in virtuellen Teams stellt erhöhte Anforderungen an die Mitarbeiter und an Sie als Führungskraft. Nicht von ungefähr scheitern mehr Projekte, wenn virtuelle Teams dabei ein Rolle spielen. Je besser Sie sich vor Beginn des Projektes informieren und je besser Sie ihr Team auf den gemeinsamen Erfolg einschwören können, umso besser wird Ihr Projekt auf den Erfolg zusteuern.

Dieser Artikel ist als Gastartikel auf dem TCI Blog erschienen

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