Ein virtuelles Team führen – davor schrecken viele Führungskräfte zurück. Sie vielleicht auch? Aber warum? Eigentlich ist das kein Problem. Wichtig ist nur, vorbereitet zu sein: Was ist das Besondere, was gilt es zu beachten und wie können Sie in und mit einem virtuellen Team erfolgreich sein? Inspiriert durch meine eigenen Erfahrungen und einen Artikel von Beat Bühlmann, Director EMEA bei Evernote, beantworte ich hier die wichtigsten Fragen:

Welche Besonderheiten gibt es in virtuellen Teams

Einige meiner große SAP-Entwicklungsprojekte waren nur mit virtuellen Teams möglich. Warum? Weil die Kollegen in anderen Städten, Ländern und sogar auf anderen Kontinenten arbeiteten. Ein Teil meiner Projektmitarbeiter saß in Darmstadt, ein anderer in Stuttgart und München. Die Entwickler waren in Indien, die Kollegen, die in SAP Materialien definierten, in Brasilien. Und die Kollegen, die für den Betrieb verantwortlich waren, saßen in Ungarn. 

So ein Team zu führen, war eine Herausforderung. Und natürlich lief nicht alles immer glatt. Doch meine Kollegen und ich lernten aus Fehlern. Die Zusammenarbeit wurde immer besser – weil wir folgende Punkte beachteten. Ich bin überzeugt: Wenn Sie sich dieser Punkte bewusst sind und entsprechend handeln, werden auch Sie ein virtuelles Team erfolgreich führen.

Bedenken Sie unterschiedliche Zeitzonen

Sicherlich kein schwieriges Thema, aber zumindest bei der Planung von Projektmeetings kann es eine kleine Herausforderung darstellen. Im obigen Beispiel standen wir vor der Situation, dass die Mitarbeiter in Brasilien (GMT-2 bis GMT-5) gerade anfingen zu arbeiten, als die Kollegen in Indien (GMT+5:30) bereits kurz vor dem Feierabend waren. Nicht dramatisch, aber auch ein Punkt, den es bei der Terminplanung zu berücksichtigen gilt.

Achten Sie auf Kulturen und Religionen

Setzt sich Ihr Team aus Mitarbeitern unterschiedlicher Kulturen und Religionen zusammen, ist dies sicherlich eine der größten Herausforderungen, vor der Sie als Leiter des Teams stehen. Hier müssen Sie besonderes Fingerspitzengefühl haben. Am Besten, Sie informieren sich vor Beginn des Projektes über die Gepflogenheiten aller Kulturen und Religionen, aus denen Ihre Mitarbeiter stammen. Idealerweise haben Sie bereits direkten, persönlichen Kontakt zu Menschen aus den jeweiligen Regionen und Kulturen. Sie sollten z.B. alle Feiertage im Blick haben, damit Sie nicht wichtige Meetings auf einen Feiertag legen und ein Teil der Mitarbeiter nicht am Meeting teilnehmen kann.

Sprachen können zu Missverständnissen führen

Unterschiedliche Sprachen können durchaus dazu führen, das es zu Missverständnissen kommt. Selbst wenn alle Projektmitarbeiter englisch sprechen (im Normalfall die Projektsprache für verteilte Teams) kann das passieren, da englisch mit großer Wahrscheinlichkeit nicht die Muttersprache der meisten Mitarbeiter sein wird. Bitten Sie deshalb alle ihre Teammitarbeiter möglichst langsam und akzentuiert zu sprechen. Hört sich jetzt vielleicht merkwürdig an, aber ich versichere Ihnen, Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Menschen aus unterschiedlichen Unternehmen ticken anders

Als ich für eines meiner SAP-Projekt bei T-Systems ein virtuelles Team führte, kamen alle Mitarbeiter aus einem Unternehmen. Wenn das bei Ihnen auch so ist: gut. Dann ist die Unternehmenskultur dieselbe und Sie müssen sich keine Gedanken machen über den unterschiedlichen Umgang mit Mitarbeiter. 

Falls Ihre Mitarbeiter jedoch aus unterschiedlichen Unternehmen kommen, informieren Sie sich über die jeweiligen Richtlinien. Zum Beispiel:

• Wie treten die Führungskräfte auf? Sollten sie Anzug und Krawatte tragen? Dürfen sie sich duzen (lassen)?
• Wie sollen Meetings ablaufen? Muss es eine feste Agenda geben? Sollte jemand ein Protokoll schreiben?
• Wie sind die Regelungen zur Arbeitszeit? Gibt es Gleitzeit? Darf die Mittagspause nur zu einer bestimmten Zeit stattfinden?

Natürlich sind das nur ein paar Beispiel. Aber je genauer Sie solche Fragen vorab klären, desto eher vermeiden sie Konflikte. Es wird Ihnen umso leichter fallen, mit Ihren Mitarbeitern ein gutes und erfolgreiche virtuelles Team zu bilden.

Wie können Sie mit und im virtuellen Team erfolgreich sein

Die folgenden vier Punkte gelten natürlich für jedes Team. Wenn Sie ein virtuelles führen, sind sie aber besonders wichtig.

Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

Setzen Sie Ihr Vertrauen in jedes einzelne Teammitglied. Besonders wichtig dabei: Zeigen Sie es auch. Vertrauen untereinander ist eines der wichtigsten Elemente eines erfolgreichen Teams. Und Sie als Leiter tragen maßgeblich dazu bei, ob im Team eine vertrauensvolle Zusammenarbeit existiert oder nicht. Vertrauen bedeutet unter anderem die Mitarbeiter nicht ständig zu kontrollieren oder täglichen Status abzufragen. Führen Sie ergebnisorientiert. Hier finden Sie einen guten weiterführenden Artikel zum Thema Vertrauen (Springer Professional)

Lernen Sie Ihre Mitarbeiter persönlich kennen

Sie sollten jedes Mitglied Ihres Teams mindestens einmal persönlich gesprochen haben. Nicht per Skype, Telefon oder Ähnlichem, sondern von Angesicht zu Angesicht. Sie können ins Flugzeug steigen und die Standorte, an denen Ihre Mitarbeiter sitzen, besuchen. Damit ist es allerdings nicht getan: Auch untereinander sollten sich die Kollegen persönlich kennenlernen.

Besser ist es darum, Sie laden zu Beginn des Projektes alle Projektmitarbeiter zu einem Treffen ein. Machen Sie mit allen über zwei oder drei Tage ein Kick-off. Dabei sollte es nicht nur um fachliche Themen gehen. Lassen Sie genügend Raum für die Kommunikation untereinander. Und sorgen Sie dafür, dass auch der Spaß nicht zu kurz kommt.

Das ist natürlich mit mehr Kosten und Aufwand verbunden als ein Onlinetreffen. Aber es lohnt sich: Ein solches Treffen kann, gut geplant und durchgeführt, eine solide Vertrauensbasis schaffen. Und ohne Vertrauen kann ein virtuelles Team nicht arbeiten. Wenn Ihr Budget es hergibt, sollten Sie das Treffen an großen Meilensteinen (maximal zweimal im Jahr) wiederholen.

Legen Sie Regeln für Ihre Meetings und die Zusammenarbeit fest

Regeln für das virtuelle Team zu finden – das ist ein perfektes Thema für den Kick-off. Sie gemeinsam festzulegen, steigert ihre Akzeptanz: Wer hält sich schon gerne an Regeln, die ihm aufgezwungen werden? Ein paar Beispiele:

• Kommunikation: Besprechen Sie, zu welchen Themen Sie wie miteinander kommunizieren. Telefon, Mail, oder Skype-Besprechung? Legen Sie fest, zu welchem Thema Sie welche Kommunikationsmittel in welcher Reihenfolge nutzen. Das Telefon oder Skype sollten zum Beispiel immer die erste Wahl sein, wenn es gilt, ein Problem aus dem Weg zu räumen.
• Prozesse: Oft bildet eine Tätigkeit die Voraussetzung für die nächsten. Einigen Sie sich darum auf Prozesse: Wer macht wann was? Und was braucht er dafür? Besprechen Sie, wie Sie mit Dokumenten umgehen, die für einen Teil oder alle Mitarbeiter von Belang sind. Meine Erfahrung: Eine zentrale Dokumentenablage, auf die alle Zugriff haben, ist durch nichts zu ersetzen. Ohne zentrale Ablage (z.B. SharePoint) gehen viele Mails hin und her, Dokumente liegen irgendwo und irgendwann weiß niemand im Team mehr, welches die aktuelle Version irgendeines Dokumentes ist

Wie lange sollten virtuelle Meetings dauern

Bei virtuellen Meetings müssen sich alle konzentrieren. Sie sind oft fordernder als Vor-Ort-Treffen. Online-Meetings über zwei Stunden sind darum eher kontraproduktiv. Es kann durchaus vorkommen, dass ein Thema längere Zeit in Anspruch nimmt. Planen Sie dann ausreichend Pausen ein.

Welche Tools können Sie einsetzen

Es gibt viele unterschiedliche Tools, die Sie nicht nur für Meetings sondern auch für die Kommunikation in Ihrem virtuellen Team einsetzen können. Eine umfassende Beschreibung und Bewertung sprengt jedoch diesen Artikel, deshalb wird es zu diesem Thema einen extra Blogpost geben.

Hier schon mal vorab ein paar Beispiele für Kommunikationstools:

• Zoom
• Microsoft Teams
• Microsoft Skype
• Slack

Corona bedingt haben alle Tools in auch Deutschland einen unglaublichen Aufschwung erlebt und die Zahl virtueller Teams hat auch hierzulande deutlich zugenommen. Lassen Sie uns gespannt sein, wie es nach der Pandemie sein wird.