Du sollst deinen Projektstatus präsentieren und

  • hast das noch nie gemacht
  • es ist diesmal etwas besonderes, weil der Geschäftsführer anwesend ist
  • deine Ampel ist rot und du hast keine Ahnung, wie Du das erklären sollst
  • du brauchst eine Powerpointvorlage

Lies diesen Artikel und lade dir die Powerpoint-Vorlage herunter, dann kann nichts mehr schiefgehen. Ich zeige dir, wie du vorgehen solltest, was du beachten solltest und worauf es ankommt. Du wirst Deine Zuhörer begeistern.

Was sind die wesentlichen Elemente einer guten Statuspräsentation?

  • Struktur
  • Inhalt
  • Klare Statements
  • Sicherer Vortrag
  • Ehrlichkeit

Zu den ersten vier Punkten kann und werde ich meinen Teil beitragen. Der letzte Punkt versteht sich eigentlich von selbst, ich möchte ihn aber nicht unerwähnt lassen. Ich habe schon einige solcher Statuspräsentationen gesehen, meistens geht das aber nicht gut. Irgendwann fällt das auf und dann wird es erfahrungsgemäß eng. Wir haben solche Präsentationen als  Melonenpräsentation bezeichnet. (Du weißt, was eine Melonenpräsentation ist, oder? Du stellst das Projekt nach außen grün dar, obwohl es innen eigentlich rot ist, wie eine reife Wassermelone). 

1. Struktur

Nutze für deine Statuspräsentationen immer dieselbe Vorlage. Verwirre dein Publikum nicht dadurch, dass du bei jeder Präsentation einer anderen Struktur folgst. Mach nicht mehr als drei Inhaltsfolien, das ist völlig ausreichend. Du kannst damit sowohl einen Überblick, als auch wichtige Details präsentieren.

  • Folie 1: Status im Überblick (am besten mit Ampeln)
  • Folie 2: Liefergegenstände und Risiken
  • Folie 3: Ziele, Budget und Ressourcen

Damit deckst du die wesentlichen Elemente Time, Budget, Quality ab. 

Warum ausgerechnet drei Folien? Die drei Folien stellen für mich das Maximum dar und sie funktionieren auch für große Projekte. Bei kleineren Projekten reicht auch nur die erste Seite mit den Ampeln, diese solltest Du allerdings immer haben. Mehr als drei Folien ist dann eher ein Projektbericht und führt meist zu inhaltlichen/fachlichen Diskussionen, die aber in einem Projekt-Statusmeeting nichts zu suchen haben, außer bei den Risiken.

2. Inhalt

2.1 Übersicht

Gib als erstes einen Überblick über Dein Projekt. Je einen Kurzstatus zu den Themen Time, Budget und Quality und zum Gesamtstatus. Wenn die Ampel nicht grün ist, erkläre mit zwei oder drei Statements, warum die Ampel gelb oder rot ist und was Du unternimmst oder unternommen hast, damit der Status wieder grün wird. Liegen die Gründe dafür außerhalb deines Einflussbereiches bitte um eine Entscheidung.

Ampfelfarben in Projekten:

grün Projekt läuft nach Plan
gelb es gibt Risiken, aber diese lassen sich innerhalb des Projektes lösen
rot es gibt Risiken, die eine externe Entscheidung erforderlich machen

 

2.2 Liefergegenstände/Risiken

Mein Projekt hat Liefergegenstände? Mit 99% Wahrscheinlichkeit musst Du am Ende des Projektes ein Ergebnis abliefern, also hast du Liefergegenständen. Diese werden vor Beginn des Projektes in der Projektbeschreibung festgelegt (zu dem Thema der Projektbeschreibung kommen wir noch in einem anderen Post). Auf dieser zweiten Folie sagst Du, wo deine Liefergegenstände stehen und ob du im Plan bist.

Außerdem kannst Du auf dieser Seite Risiken darstellen und eine Entscheidung vom deinem Gremium einfordern.

2.3 Ziele/Budget/Ressourcen 

Auf der dritten und letzten Folie sagst du, was du seit der letzten Präsentation erreicht hast und was du dir für die nächste Zeit vorgenommen hast. Diese Darstellung sollte konsistent sein, sprich du nimmst dir für den kommenden Zeitraum etwas vor, dann solltest du beim nächsten Bericht zumindest einen Teil davon erreicht haben.

Dein Budget. Der wichtigste Wert ist der ETC (Estimation to complete), heißt, komme ich mit meinem Budget aus oder liege ich darüber oder darunter. Warum ist das wichtig? Damit weiß dein Auftraggeber, ob er noch zuschießen muß oder vielleicht noch ein weiteres Projekt starten kann.

Vor Beginn des Projektes forderst du Ressourcen anderer Bereiche ein, sofern notwendig. Hier stellst Du jetzt dar, ob alle Bereiche deine Forderungen erfüllen.

3. Klare Statements

Die Präsentation ist kurz und knapp gehalten. So solltest du auch deinen Vortrag gestalten. Schwafel nicht rum, sondern erkläre klar und eindeutig, wo dein Projekt steht und wo es Probleme gibt.

Bei grünen Ampeln ist das einfach, bei gelben Ampeln solltest du das Problem schildern und was du unternommen hast oder unternehmen wirst, um das Problem zu lösen.

Wenn du rote Ampel hast, erläutere das Problem und die Gründe dafür. Bitte den Lenkungsausschuss um Unterstützung. Das Gremium ist daran interessiert, das Projekt zu einem erfolgreichen Ende zu bringen (meistens jedenfalls).  

4. Sicherer Vortrag

Du kennst Dein Projekt? Klar, sonst wärst du nicht der Projektleiter. Damit erfüllst du die wichtigste Voraussetzung für einen sicheren Vortrag. Ein kleines bisschen Lampenfieber ist nicht schlimm, aber nur ein kleines bisschen. Habe ich selbst übrigens heute noch, obwohl ich schon hunderte von Statuspräsentationen gemacht habe.

Solltest du dir nicht sicher sein, dann übe den Vortrag, immer und immer wieder, bis alles sitzt. Vermeide den Blick nach hinten auf die Leinwand. Es ist für das Publikum unangenehm, wenn der Vortragende ihnen den Rücken zuwendet. Und es ist nicht professionell. 

5. Fazit

Verwende eine klare Struktur, zeige wie es ist und trage frei und offen vor. Dann hast du dein Publikum für dich gewonnen.

Die Statuspräsentation ist die Darstellung deines Projektes nach außen, nutze die Gelegenheit, um dein Projekt, dein Team und dich selbst professionell zu zeigen. 

P.S. Bleib entspannt … 

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